副業やフリーランスを始めるときや、小さなチームでの活動を始めるときにオススメのクラウドツールをまとめました。

私の小さな会社でも様々なクラウドツールを使って業務を行っておりますが、組み合わせ次第で無料でかなり快適な業務環境を構築することができます。

始めたばかりは誰しも固定費を下げたいものです。

無料で使えるツールを駆使して、やるべきことに全力を注げるようにしたいですね。

チーム内コミュニケーション

メッセージ:Slack

2人以上のプロジェクトになると大事になるのがコミュニケーション。

最近は離れたところにいる仲間とプロジェクトを回すことも増えてきました。

私も東南アジアを転々と動きながらプロジェクトを掛け持ちしているので、自然とリモートでのコミュニケーションばかりになってしまいます。

メッセージアプリは今の時代Slackで決まりでしょう。

後述するタスク管理のAsanaと連携できたり、Zapierというツール関連系サービスを使えば顧客管理のZoho CRMと連携できたりと、いろいろ自動化できるのも便利なところ。

 

無料プランの場合は保存できるメッセージ数が限られるため、昔の情報を遡って検索することが多い場合や、メンバーが増えコミュニケーション量が増えてすぐに情報が消えてしまうようであれば有料プランにしたほうが良いでしょう。

私は小さなチームで大事な情報はファイルサーバーに入れることが多いので、今も無料プランで使っています。

もっとメンバーが増えてきたら有料プランに移行しようと思っています。

テレビ会議:Zoom

テレビ会議はZoomを使っています。

無料プランでは、複数人の通話が40分に制限されるので、大人数での会話をメインでやる場合は有料プランの方が良さそうです。

IDを検索して登録したりせずに、URLを送ればすぐにミーティングを始められるのに慣れてしまうと「Skype ID教えて」といって登録するのが億劫になります。

Zoomは通話が録音できたり、相手はブラウザ一つで簡単に参加でき、スマホからも参加できるので便利です。

情報共有

ファイル共有:Dropbox、Onedrive、nextcloud

ファイル共有はDropboxが一番だと思っていたのですが、最近はDropboxの無料会員の方との仕事も増えてきて、そうなると2GBの無料枠ではなかなかやり取りが進みません。

私はOffice 365を契約しており、Onedriveの容量も1TBあるため、チームメンバー内はDropbox、個人的なファイルはOnedriveを使うようにしています。

 

DropboxやOnedriveの有料会員ではない方とプロジェクトを進めるときはnextcloudを使っています。

nextcloudは、自分のサーバーの中にDropboxのような仕組みを入れることのできるプログラムで、レンタルサーバーでも運用可能。

エックスサーバーなら一番安いプランでも200GBもの容量があるので、プロジェクト内で数十GBのファイルを共有するのであれば無料で何人でも共有することができるのです。

ちょっとサーバーやプログラミングの知識が必要になりますが、これは使えると便利です。

テキストベースの情報管理

議事録を書いたり、個人的なメモを取ったりするのはOnenoteを使うようにしています。

昔はEvernoteを使っていたのですが、有料化の流れでOnenoteに乗り換えてしまいました。

パスワードの管理などもOnenoteで行ったり、ウェブサイトのメモを取っておいたりと、スクラップブック代わりにもなり、いろいろと便利です。

油断するとファイルとして保存してDropboxに置いてしまい「どこに置いたっけ!?」となるのが個人的にネック。

全部こちらにまとめたいのですが、第三者とのやり取りがあるとまとめられないので、個人的な利用をOnenoteにして、共有が必要なものはファイルにしてDropbox等に保存するようにしています。

プロジェクト管理

タスク管理:Asana

タスク管理は一人でのプロジェクトであれば手帳でも良いのですが、2人以上のプロジェクトになると共有したいもの。

私が今使っているサービスはAsana。もちろん、一人プロジェクトでも活用できます。

Asanaはfacebookの共同創業者であるダスティン・モスコビッツが「世界中のあらゆる組織の生産性を5%高める」という理念で立ち上げたタスク管理サービス。

有料プランもありますが、無料でも十分使えます。

タスクに担当者を割り当てたり、有効期限をつけたり、サブタスクを作ったり、ファイルを添付したり、すべて無料でできます。

複数人でのタスク共有もできるので、チームでの仕事にも適しています。

全体進捗管理:Trello

更にもっと大きな枠でプロジェクトを管理したいときにTrelloを使っています。

かんばん方式の見た目でプロジェクト全体を俯瞰した状態でメンバーと共有できるので、オンライン会議の前に作って共有するような使い方です。

エンジニアやデザイナーなど、開発系であればもっと便利に使えると思いますが、私はTrelloで全体像だけを管理して、細かなところはAsanaで管理していくのが一番しっくり来ました。

Trelloは週に1回ほど全体からずれていないかを確認するために開くようにして、普段はAsanaを使っています。

顧客管理(営業)

複数人で営業を行う場合の営業管理:Zoho CRM

プロジェクトによっては複数人で営業の進捗を管理することがあるかもしれません。

そんなときに10アクティブユーザーいつの間にか3アクティブユーザーになってましたまで無料で使えるのがZoho CRMです。

アクティブユーザーとあるとおり、無効にしたユーザーは含まれないので、今実際に動いている営業担当者が3人であれば、無料で使えるので小さいチームであれば無料で使得るのではないでしょうか。

CRMは様々なツールがありますが考え方は基本的に同じですし、いろいろとカスタマイズするよりはCRMに仕事を合わせていったほうがうまくいくことも多いです。

そもそも、ベストプラクティスを詰め込んだのがCRMというシステムですからね。

最初は「入力が面倒だな」と思うかもしれませんが、担当者が変わったときの引き継ぎや、他のメンバーの様子をチェックするのがとても楽になります。

総務(税務・会計・人事・購買など)

税務会計:MFクラウド会計

日本法人で経理処理するものに関しては、可能な限りの経費をカード払いにすることでMFクラウド会計に自動連携しています。

無料では使えないのですが、会計をいちいち入力する手間や、記帳代行に依頼する手間を考えたらMFクラウドが一番楽です。記帳代行は一見楽に見えるのですが、そもそも領収書を整理して送ることだったり、代行業者からの質問への回答や、間違いへの指摘などをしていると意外と手間がかかるものです。

会計はあくまでも必要だからやることであって、できることならその時間を本業を伸ばすために使いたいですよね。

銀行:楽天銀行

法人・個人事業主用銀行は楽天銀行がベスト!

法人口座もインターネットバンキングの手数料がかからないほか、窓口に行かずとも海外からの送金を受け取ったり、送金をすることができるのでアジア圏内の仕事も多い私は楽天銀行一択です。

メガバンクの法人口座も持っているのですが、最近ほとんど使っていません。

事業を始めたばかりでも、ウェブサイトがあれば口座開設の審査も通りやすく、私も日本での法人登記後1ヶ月後には口座を手に入れることができました。

もちろん悪用する目的で申し込むのは絶対にダメですが、新設法人でも事業実態があればしっかり審査をしてくれるのも嬉しいですね。

海外送金:Transferwise

海外送金は楽天銀行を使っていたのですが、ある時からトランスファーワイズを使うようになりました。

トランスファーワイズは、国外送金の仕組みを一気に変えて手数料を一気に引き下げるという驚異のサービスです。

 

どういう仕組みになっているかというと、

例えば、Aさんは日本から香港にお金を送りたいと思っています。それと同時に、Bさんは香港から日本にお金を送りたいと思っています。

Aさんのお金をトランスファーワイズの日本法人が預かり、Bさんに渡します。

Bさんのお金をトランスファーワイズの香港法人が預かり、Aさんに渡します。

これで、お金が実際に国境を超えることなく、AさんもBさんも送金をすることができました。

このように世界中のお金を送りたい人同士のお金を交換することで、国内送金並みの手数料でいろいろな国にお金を送ることができるのです。

実際、日本から香港にお金を送っても手数料はたったの0.8%です。

メガバンクが数千円の手数料をとっていることを考えると、使わない手はありません。

  • Transferwise(ここからの登録で500ポンド(≒約7万円)分の送金手数料が無料)

海外からの支払い入金:PayPal

海外からの支払いはPayPalで受け取ることも増えてきました。

先日もイギリスの会社との取引があり、ペイパルでの送金を依頼されて、受け取ったところです。

ペイパルはアカウントを作成して、本人確認が済めば誰でもすぐに支払いを受け取れるようになるので、これからどんどん増えていくと思います。

もちろん、日本国内の顧客からの支払いも受けることができます。

支払いは基本的にクレジットカード払いになるため、日本ではまだ馴染みがないのですが、海外ではコーポレートカードを使って支払うのが増えているように感じます。

手数料は「3.6%+40円」のように、一番安いわけではないのですが導入の簡単さと世界中での知名度を考えれば一番使えるツールです。

領収書・請求書・契約書発行:今のところ、エクセルでやってます

領収書や請求書の発行は、今の所これだ!というサービスが見つからずにエクセルで作っています。

もう何年も前からエクセルで作ったフォーマットがあるので、なれてしまった、という理由が一番大きく、もっと効率化できるかもしれません。

MFクラウド会計を使っているので、MFシリーズに更に課金すれば使えるのですが、今の所エクセルと効率があまり変わらないため、エクセル管理です。

メール・ウェブサイト・連携サービス

このあたりは正直色々なやり方があると思っています。

この章は私の使っているサービス、という観点で紹介します。

独自ドメインメール:Zoho Mail

独自ドメインを使ったメールで無料で使えるクラウドサービスはZoho Mailしかないのではないでしょうか。もちろんユーザー数は限られますが、メールのフィルタやスマホアプリなどもあり、慣れるとかなり使い勝手も良いです。

アドレス帳やカレンダーが一緒についてくるのですが、カレンダーはGoogleのほうが使いやすいので使っていません。また、Zoho Mailを使うこともあれば、レンタルサーバーにメールアカウントを設定してGmailからアクセスすることもあります。

追記:レンタルサーバーにメールアドレスを設定していて、同じサーバーの他ユーザーがスパム行為をしたのか、メールを送っても迷惑メールに入ってしまうということがあってから、メインで使う会社のメールアドレスはZoho Mailで運用するようにしています。

サーバー:Xserver

ウェブサイトを公開したり、nextcloudでファイル共有をしたりするためのウェブサーバーはエックスサーバーを使っています。

一番安いX10のアカウントで10サイトほど運用していますが、全く問題が起きていません。

安くて、レスポンスも早く、安定して、容量も大きいエックスサーバーが一番いいですね。

ドメイン:お名前com

ドメインは正直どこでとってもあまり変わらないと思うのですが、お名前.comで取得しています。

バリュードメインやムームードメインで取得したドメインもあるため、この3つを使っていますが、正直名所機能も価格もあまり差がないので、最初に使い始めた物をずっと使うのでも問題ないのでしょうか。

差がないからこそ、一番使いやすくドメイン執行をこれでもかとリマインドしてくれる最大手のお名前.comに落ち着きました。

連携サービス:Zapier

Zapierはウェブサービス間を連携してくれるツール。

例えば、「Gmailにログインして、特定の文章を含むメールがあったら、そのメールの内容をSlackに書く」だったり「GmailにログインしてCCに特定のアドレスが含まれていれば、そのメールの内容をWordpressにポストする」といったことができます。

Gmail、Slack、Wordpress、facebook、Twitter、Instagramなど大体のウェブサービスを連携することができるので、業務の自動化を助けてくれます。

おまけ:社内システムをWordpressで作りました

ここで挙げたもの以外に、ワードプレスを活用して社内システムを作っています。

正確には社内システムというよりは「チーム内システム」です。

私がワードプレス使いということもあり、チーム内システムを作るときにプログラミングをかなり減らすことができました。

ある程度プログラムを書いているので、誰でもすぐに導入できるわけではないのですが、社内ワードプレスを一つ入れておくと色々できます。

経費・売上申請・管理会計

会計帳票というカスタム投稿タイプを作成し、各メンバーから申請をあげてもらうようにしています。

承認された経費・売上の帳票は管理会計として月別・事業別で閲覧できるようにしており、チームメンバーが会計を見れるようになっています。

メンバー全体への通達

ブログの機能をメンバー全体への通達として使用しています。

いつものブログと同じように書くだけなので、簡単です。

過去のメールのアーカイブ

新しいメンバーが昔の顧客を担当することになったときに、過去のやり取りが見えたほうが良いということから過去の顧客とのメールをカスタム投稿としてワードプレス内に保存しています。

カスタム投稿タイプを作成し、Zapierで「社内メンバー共有アドレスに送られたメールをWordpressに投稿」とすればOK。

メールの検索機能はワードプレスの検索機能を色々とカスタマイズして作っています。

メンバー一覧

ワードプレスのプロフィールを埋めると、メンバー一覧に表示されるようにしました。

誕生日や電話番号を共有しておくだけで、色々とチームの距離が縮まるのでおすすめです。

業務マニュアル

業務マニュアルもブログと同じようにメンバーが誰でも書けるようにしました。

最後に:もっと便利なツールがあったら教えてください

ユーザー数が少ないうちは無料で使えるものがほとんどなので、スモールスタートには最適ですし、利益が上がってメンバーが増えてきたら、しっかり恩返しの意味も込めて課金して使いたいところ。

私が所属しているあるチームの例ですが、新しいツールをどんどん使うことでプロジェクトが効率化していく実感があります。

もし他のツールをご存知でしたら、ここに上げたものよりももっと便利なツールがあれば是非教えてもらえるとありがたいです。

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